Категории расходов
Категории — это ваши статьи расходов, и с них начинается работа с разделом: пока нет ни одной, внести расход не получится. Ничего не заводится автоматически — список ваш целиком.
«Добавить категорию» просит три вещи:
- «Название» — как вы называете этот расход: «Аренда склада», «Зарплата сборщиков», «Налоги».
- «Группа» — на что ушли деньги. Десять групп: «Логистика», «Хранение», «Маркетинг», «Прочие услуги» и «Штрафы» — те же пять, по которым списывает Uzum, — плюс «Зарплата», «Налоги», «Аренда», «Упаковка» и «Прочее».
- «Тип затрат» — «Переменные» или «Постоянные». Подпись под полем объясняет, зачем это нужно: «Постоянные не зависят от продаж — по ним считается точка безубыточности».
Группа отвечает на вопрос «за что заплатили», тип затрат — «растёт ли этот расход вместе с продажами». Это два разных вопроса, и отчёт о прибыли строится по обоим.
Категория убирается в архив, а не удаляется
Удаление категории спрашивает «Убрать категорию в архив?» — и это точное описание того, что произойдёт: категория пропадёт из списков выбора, но останется на всех расходах, которые вы уже внесли.
Иначе исчезновение категории переписало бы прошлые периоды задним числом, и отчёт за закрытый месяц перестал бы совпадать сам с собой.
Источники расходов
Источник — это место, где потрачены деньги. Ваши магазины Uzum появляются в списке сами: их нельзя ни добавить, ни удалить, ни переименовать — они приходят из доступов и обновляются вместе с ними. Магазин, доступ к которому пропал, остаётся в списке с отметкой «Нет доступа», потому что на него ссылаются уже внесённые расходы.
Кнопка «Добавить источник» заводит свой источник: другой маркетплейс, офлайн-точка, собственный сайт. Позже у него можно поменять только название.
Важное свойство своих источников: расходы по ним не попадают в прибыль Uzum. Они записываются и суммируются отдельной строкой, чтобы реклама на другой площадке не занижала прибыль этой.
Регулярные расходы
Аренду, зарплаты, квартальный налог или годовую лицензию достаточно описать один раз — дальше MyProfit вносит их сам, каждый месяц, квартал или год.
Главное, что стоит понимать про шаблон: он создаёт настоящие записи, а не правило. Каждый период появляется обычный расход, который живёт в «Операциях» своей жизнью. Поэтому один месяц можно спокойно поправить — повысилась аренда, выплатили двойную зарплату — и это не ломает весь ряд и не отменяется следующим запуском.
Поля шаблона
- «Периодичность» — «Ежемесячно», «Ежеквартально» или «Ежегодно». После создания её изменить нельзя.
- «Как учитывать» — «На дату» или «За период». Подпись объясняет разницу: «Аренда за месяц — это не расход первого числа: за первую неделю в прибыли учтётся примерно четверть.»
- «День списания» — только для варианта «На дату». Если в месяце меньше дней, расход встанет на последний день месяца: шаблон с 31-м числом даст 31 января, 30 апреля, 31 июля.
- «Начало» — месяц, с которого идёт ряд. Учитывается только месяц, число внутри него роли не играет.
- «Окончание» — можно не заполнять, тогда шаблон работает бессрочно.
- «Назначение» — что это за расход. Оно переносится на каждую созданную запись и попадает в колонку «Назначение» в «Операциях»; оно же отличает два шаблона в одной категории друг от друга.
Сохранение вносит пропущенные периоды
Если «Начало» стоит в прошлом месяце, шаблон создаст расход за каждый период с тех пор — для тех, кто начинает вести учёт в середине года, это именно то, что нужно.
Поэтому форма сначала показывает, что будет создано: «Будет создано расходов: 3 на сумму 24 000 000» и даты первого и последнего. Строка обновляется, пока вы меняете поля, и это единственное место, где видно, как «Начало» округлилось до месяца.
Если те же месяцы вы уже вносили руками, шаблон добавит к ним вторые копии. Ошибки при этом не будет: расходы просто окажутся вдвое больше, а прибыль — заниженной. Проверьте счётчик перед сохранением и удалите лишние записи на вкладке «Операции».
Изменение шаблона
При изменении шаблон спрашивает: «Что сделать с текущим периодом?»
- «Только будущие расходы» — вариант по умолчанию. Всё, что уже создано, остаётся как есть.
- «И пересчитать текущий период» — расход за период, в котором мы сейчас, будет переписан новыми значениями.
Более ранние периоды не трогаются ни в одном из вариантов, а запись, которую вы удалили сами, заново не появится — удаление считается осознанным.
«Начало» и «Периодичность» после создания заблокированы: «Начало и периодичность изменить нельзя — создайте новый шаблон». Ряд уже выстроен от них, и сдвиг задним числом рассыпал бы созданные записи.
«Остановить» и «Удалить» — разные вещи
«Остановить» заканчивает ряд и сохраняет всё: шаблон остаётся в списке с отметкой «Остановлен», кнопка меняется на «Возобновить», а все созданные расходы остаются на месте вместе со своей историей.
«Возобновить» продолжает ряд с текущего периода: месяцы, пока шаблон был остановлен, задним числом не создаются. Так и задумано — иначе закрытые месяцы вдруг подорожали бы задним числом. Если расход за них всё-таки был, внесите его вручную на вкладке «Операции».
«Удалить шаблон» убирает сам шаблон. Созданные им расходы по умолчанию остаются и становятся обычными записями. Забрать их с собой можно, только поставив галочку «Удалить и созданные расходы (3)» — она выключена по умолчанию, а число в скобках говорит, сколько именно записей исчезнет. Это единственное необратимое действие в диалоге, и подпись под ней говорит прямо: «Эти расходы исчезнут из «Операций» и из прибыли».
Так удаляют случайно заведённый шаблон вместе с его следами, не рискуя стереть настоящие расходы за полгода.
Дальше
- Операции: все расходы одним списком — где расходы вносятся вручную.
- Прибыль: сколько заработал бизнес — как категории и типы затрат читаются в отчёте.